会务服务

一、会务服务流程

1.会务前期准备:

(1)根据会务通知单,服务中心安排接待服务人员布置会场并做好清洁工作,必要时保洁工协助。

(2)提前一小时对会议室进行全面检查。

(3)调节空调调温器,冬季室内温度控制在18℃(±2℃)左右,夏季室内温度控制在22℃(±2℃)。

(4)开启会议室照明,检查是否有故障,及时维修,确保亮灯率100﹪。

(5)准备会务用品:根据会务清单要求,准备茶杯﹑茶叶﹑毛巾﹑矿泉水﹑签到台等。

(6)将准备好的茶杯﹑茶叶﹑毛巾﹑矿泉水按规定程序摆放在会议桌上,热水瓶摆放在操作台上保证客人到达后,即能提供各项服务。

(7)会议开始前20分钟,服务员须在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。服务员立岗须做到精神饱满,仪表仪容端庄大方,面带微笑。

(8)迎客入座时,要求面带微笑,礼貌用语,举止大方,手﹑语并用。

(9)提供茶水服务顺序是先主宾后主人,然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下,二人或多人同时服务时,分正反两个方向但不可将主人放在最后。

(10)茶水添加时,须在距客人背后30公分左右操作。茶水倒至七分满,并注意客人的动态,以免发生碰撞。服务过程中须忙而不乱,快而又稳地将茶水送到客人面前。

(11)摆放茶杯时,声音要轻,面带微笑,茶杯须放在宾客的右手位置。

2.会议期间服务操作:

(1)会议开始后,在会议室门口挂上“请勿打拢”牌子。

(2)服务员一般不得随意进入会议室说话,确有紧急事项,服务员可用纸条传递信息。

(3)送茶水等物品时,应从客人的左侧进入,放茶杯时速度要快但要稳﹑要轻,脚的脚尖与脚跟要协调,并且对客人说“请用茶”。退出时向后退二﹑三步,从侧面出去,每隔20分钟加茶。

(4)会议结束时,服务员应立即开启会议室门并在门口立岗送客,面带微笑说“再见,欢迎再来”。

(5)检查会议室是否有客人遗忘的物品,如有发现应立即交还客人或交主管处理。

3.会务结束后服务操作:

(1)检查会议室内是否有电器设备损坏,发现损坏及时通知设备部进行修复。

(2)清理会议桌上的资料﹑茶杯﹑毛巾﹑矿泉水等物品,并送到指定地点。

(3)抹净会议桌面的水迹。

(4)布置会议室,桌﹑椅摆放整齐,恢复原样。

(5)关闭所有的照明﹑音响设施电源﹑空调﹑窗。

(6)关闭会议室门。

(7)会后对于会议内容进行保密,不得告知任何人。


二、会议服务注意事项

1.了解会议信息:

(1) 根据会议通知,掌握使用部门名称、使用时间、会议地点、会议主题、会议人数、参会对象、会场布置、座位格局、联系电话、声光电设备及其它特殊要求等相关会议信息;

(2)了解会议负责人;

(3)了解会议客人的其它活动及安排,以便回答客人问询。

2.填写会议登记,并做好相关记录;

传达信息:

(1)向各岗位(工程、保安、保洁)传达信息,并通知相关部门做好准备工作;

(2)及时通知管理人员,做好现场督导、检查(重要会议通知项目经理)。

会议室布置

(1)根据会议类型(如重要会议、签约仪式、新闻发布会、展览会、茶话会等),布置会场、准备会议物品;

(2)将会议室卫生打扫干净,并检查设备设施情况;

(3)对会议室进行布置,并随时与会议负责人联系,征求对方的意见及临时要求;(桌椅摆放、鲜花/绿植、话筒/音响、条幅、投影等)

(4)会议桌上的物品(包括茶杯、桌签、鲜花、面巾纸、笔、纸等)摆放。

检查

(1)会议服务部门负责人对会议室进行全面检查;

(2)请会议负责人检查,对不符合要求处及时整改;

(3)会服人员应提前60分钟到达会场,整理好自己的仪容仪表;

(4)做好各项检查工作,包括会议室的卫生、设施设备状况、用具用品、鲜花/绿植、茶杯、茶叶、香巾、开水、矿泉水、

(5)会议服务部门管理人员在会议开始前30分钟,再次对会议室进行检查,确保万无一失。

迎宾

(1)会服人员应提前30分钟在会议室门口迎宾,引领客人;

(2)了解与会人员抵达情况。

服务

(1)引客时,为主要客人提供拉椅服务;

(2)客人入座后,为客人上茶,按照先宾后主、先上级后下级的顺序上茶,必须使用托盘,从客人的右侧上茶,先放杯垫,再放茶杯,杯把朝向客人的右侧,司徵朝向客人,并说“请”;

(3)待会议开始后,由主宾处顺时针上香巾,要求冬热夏凉,香巾篮放在客人的右手侧;

(4)会议要求每隔10-15分钟上一次水,续水时应左手拿开水瓶,微侧身用右手小指和无名指夹起杯盖,拇指、食指、中指握住杯把,在客人身后加水,再轻轻地将茶杯放在桌上,盖上杯盖,杯把朝向客人右侧。注意续水时不要倒得太满(八分为宜)。如是矿泉水要随时注意客人饮用情况,及时更换;

(5)续水时应慢,以免开水溅到客人身上,如会议时间较长,中途还应为客人更换香巾;

(6)会议进行过程中,细心观察会议室内动静,如发现客人有事招呼,要随时应承,如客人的要求暂时无法满足,要及时通知上级,确实无法满足的应向客人解释清楚;

会议结束

(1)门口送客;

(2)对会场进行检查:有无遗留物品;设备设施有无损坏;

(3)收拾整理会场(通知保洁部协助)。


三、会务突发事件的估计、预防及应急处理方法

(1)参会人员突病情况

应急处理及预防措施:救护组要配备应急药品和相关物品,轻者就地处置,重病者送医院。

(2)拥挤踩伤情况

应急处理及预防措施:领导小组安排专人对进退场进行规范,安排保安人员维护秩序。

(3)捣乱滋事情况

应急处理及预防措施:禁止外来人员参加,必要时110报警。

(4)火灾情况

应急处理及预防措施:严禁场内吸烟,活动场内尽量不放易燃物品;现场组织人员和后勤组应密切关注场内情况,一旦发生火灾,一方面启动灭火设施,并根据情况拔打火警电话。一方面与抢险救援组配合把参会人员安全疏散。 

(5)停电情况

应急处理及预防措施:活动前做好场地电力、照明的排查工作;活动前要做好参会人员在停电后应保持安静,不要乱动,并通知相关人员应尽快打开应急照明设备设施。

(6)雾雪冰恶劣天气情况

应急处理及预防措施:活动前要了解好相关天气状况,若出现恶劣天气,取消会议或强调交通安全。



四、会议服务内容及服务标准

服务项目 服务内容 服务标准

1.会前服务准备 1.接到会议通知后,根据会议名称、性质、时间、与会人数、级别及布置要求确定台形;

2.根据会议需要摆放茶叶、开水、面巾纸、鲜花、会议桌签等物品;

3.如有需要,协助与会负责人复印或发放会议资料;

4.通知工程部相关专业人员对会议室的音响、麦克、投影仪、幻灯机、电视、录像、照明等设备进行调试;

5.会议开始前60分钟检查各项准备工作是否到位,物品摆放合乎标准,各种物品摆放整齐;

6.会议开始前30分钟,会服人员要在会议室门口迎接等候与会人员。 1.会议桌、椅摆放要整齐,在一条直线上。盖杯要放在杯垫上,摆在座位的右上方,杯把朝右侧,摆放位置要求在一条直线上。烟缸三位共用一个,摆放时与杯子成一条直线。

2.会议开始前30分钟,备好充足开水、调试音响,开启照明、调节空调温度(灵活控制)。

3.检查台形是否符合要求,台面要整洁,各种用具干净、齐全,摆放符合标准。

4.根据客人要求,将指示牌放在特定位置。

5.服务员于开会前30分钟,精神饱满地在门口等候。VIP会议于会前1小时到岗,精神饱满地在门口迎候。

6.水牌引导,迎送服务(电梯间、会议室门口由会服人员引导)。

2.会议期间服务 1.与会人员入席后根据其个人需要提供茶水服务。

2.会议期间要定时倒水,根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘,食物、饮料(咖啡、矿泉水和其它饮料等)等其它服务。

3.会议休息期间,要尽快整理会场,补充和更换各种物品。

4.会议期间,设备出现问题要请工程专业人员及时处理。

5.会议期间,会服人员站在会议室门外等候直至会议结束。 1.当客人来到会议室时,会服人员应礼貌热情地向客人问好:“您好,请进!”,并以手势示意,请客人进入会议室入座。

2.先到达的客人入座以后,服务员从客人右侧提供茶水服务,会议期间提供茶水服务从主席台或领导开始。

3.会议室更换烟灰杠的频次为:每30分钟左右为客人更换一次。

4.会议添加茶水频次分别为:会议开始阶段每15分钟添加一次茶水,会议中期阶段每20分钟添加一次茶水,会议尾期阶段每20分中添加一次茶水。

5.添加茶水、更换烟灰杠时应注意:尽量不打扰客人开会,物品须轻拿轻放;询问客人时,音量要控制在最小,以免打断会议的正常进行;特殊情况可按客人要求服务。

3.会后服务 1.会议结束时,会服人员应站在会议室门口微笑向与会人员道别。

2.客人全部退场后,请保洁人员协助整理会议物品(茶杯、毛巾、果盘、鲜花等),音响设备、空调,桌椅的清洁、复位,剩余食物、水果的处理,地地毯的吸尘、清洗,物业品设备的检查(照明、水壶、茶杯等有无破损)。

3.仔细检查会场,是否有客户遗忘的物品等。

4.检查设施设备是否有损坏,并认真做好记录。

5.清洗、消毒会议用品(茶杯、茶碟等)。

6.会议结束后,做好清理会场工作。 1.会议结束时,服务员应站在门口,微笑着向客人道别:“您慢走(各位慢走),再见!”,并请会务组人员签单。

2.将会议用具、设备整理好,关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门,物品复位。


五、接待方案

一、检查组来之前

1、管理处接到深圳联通大厦迎接检查通知单后,了解清楚检查名称、性质、检查时间、检查人数及布置要求。

2、制定迎接检查计划,并上报办公室相关领导审批。

3、管理管理处召集各部门进行迎检工作部署。

4、工程部安排相关设备、空调、音响的准备及调试工作,确保设备处于最佳状态,并负责相关横幅、汽球等的悬挂和布置工作。

5、保安部安排相关安全、消防工作的准备,确保安全、消防设备处于最佳状态。并根据检查人员级别,确定安全防卫等级,按防卫要求配齐保卫人员。

6、清洁绿化部进行全面卫生清洁,根据花卉布置要求进行现场布置。

7、管理管理处进行全方位检查,并根据深圳联通大厦迎检要求安排相关部门做好各方面的迎接准备工作。

①落实好接待人员及车辆指引、停放的相关安排。

②根据深圳联通大厦的要求,确定检查所需要的会议室,并负责会议室的准备工作。

③根据深圳联通大厦要求先将所需的各种用具和设备准备齐全。(会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌)。

④安排工程人员按要求将所需用设备摆放就位,并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。

⑤对各部门人员着装、仪容仪表进行检查,确保工作人员精神振奋,姿态端正。

二、检查进行中

    1、当检查团人员到达时,车辆指挥员应按预定车辆停放要求指引车辆停放。

    2、车辆就位后,保安人员为领导打开车门,请手势指引前进方向。

    3、全体人员都应精神饱满(需要鼓掌欢迎的人员,按要求鼓掌),并礼貌热情地向领导问好,(标准问候语为“您好” 、“欢迎领导指导工作”)指引领导按预定路线进行检查。

    4、保安人员应向检查领导敬礼。

5、领导进行检查中,管理管理处各部门主管都应根据需要进行陪同,积极回答领导的提问。

6、检查过程中,管理服务人员都应按规定做好本职工作,并执行深圳联通大厦领导的临时安排。

三、检查结束后。

1、检查结束后,管理管理处有关陪同人员应跟随深圳联通大厦领导做好欢送工作。

2、保安部做好检查组车辆离开时的指引工作。

3、各部门对检查场地进行一次仔细地检,看是否有遗忘的东西和文件等,设备设施是否有损坏,做好记录。

4、各部门做好检查后的整理工作(关闭空调、灯具、锁好相关门、窗,进行卫生清洁等)。

5、管理管理处做好检查工作后的总结,并上报深圳联通大厦领导。

四、会议服务的基本要求

1、配备形象好,受过专业训练的女服务员作为会务礼仪、服务保障工作人员;

2、服务范围包括配合深圳联通大厦的职能部、提供与会议、节日庆典、学术交流等活动的一切服务。

3、服务内容包括按客户需求布置会场,准备会务物资,设立报到桌,摆放鲜花、水果、西点、咖啡、矿泉水、纸、笔等,提供会务的茶水服务,按采购人要求提供录音、投影、电脑、横幅制作、欢迎牌制作和特殊商务服务,以及会务宾客的迎送和指引服务等。

4、会务接待后勤保障,根据会务需求量及时补充会务用品数量、品种,严格管理会务物品的进出仓。按规定对非一次性使用的会务用品进行清洗、消毒。日常巡查会议室,检查会议室的各项使用设施、设备。

5、负责各类会议室会议前的扩音系统、灯光、音响、投影、视频的检查、调试,会中的保障、会后的管理等等;

6、根据深圳联通大厦的要求,按会议不同规模、不同性质,不同与会人员,制定会务服务方案,协助深圳联通大厦合理分配安排会议地点。

7、要求工作人员仪态端庄,举止大方,服务热情,语言文明。

8、重要场所、重要会议活动,工作人员要认真遵守保密法规,做到不该听的坚决不听,不该问的坚决不问,不该说的坚决不说,不该看的文件资料坚决不看。

9、严格按作业规程及质量要求实行规范服务。

10、掌握楼宇管理的一般理论知识,熟悉接待服务规程和接待礼仪。

11、熟悉有关政策,了解保安管理办法及消防管理办法等。

12、坚持“以人为本”的服务宗旨,树立公司的服务理念。

13、做到仪容端正,仪表整洁,符合有关礼仪规定的要求。

14、站姿端正,精神饱满,面带微笑,全神贯注,随时做好接待服务的准备。

15、提供准确、及时、优质、高效的接待服务,接待服务要做到热情主动,礼貌服务,语言规范。

16、保持接待区的环境整洁,保持接待厅及会议室物品摆放整齐有序,设备、设施完好无损,确保该区域处于随时启用的状态。

17、提供其它便民服务

五、会务服务质量要求

(1)上岗前,会务组服务员均要做好仪容仪表的自我检查,做到仪容端正,仪表整洁。

(2)上岗后,会务组服务员均要站姿端正,精神饱满,面带微笑,全神贯注,随时做好接待出席会议的客人的准备;

(3)接待客要做到热情主动、礼貌服务、语言规范;

(4)在规定的服务时间内,始终保持有岗、有人、有服务;

(5)会务用品质量要求:

①茶杯:需经过消毒;

②矿泉水:瓶无灰尘、密封完好,在保质期内;

③签到台:台布无污迹、挺刮、围裙无破损;

④鲜花:新鲜、无枯败叶,适量喷洒水保持新鲜。

(6)会议室内质量要求:

①会议桌、椅排列整齐,符合会务要求;

②照明完好率在100%;

③室内温度:夏季20-24摄氏度;冬季16-20摄氏度以上。

(7)保持茶水间周围环境的整洁,会务用品堆放整齐;

(8)做好交接班工作,交接清楚,并有交接记录。


六、会务服务作业规程

1、会务组接待服务规程

(1)上岗前,应先作自我检查,仪容仪表必须端正整洁,符合要求;

(2)根据会务通知单,主管安排接服务员布置会场;

(3)提前一小时对会议室进行全面检查;

(4)准备会务用品;

(5)将准备好的茶叶、茶杯、矿泉水等按规定程序摆放在会议桌上;

(6)会议开始前20分钟,服务员须在会议室门口立岗迎候参加会议的人到达;

(7)茶水添加时,须在距客人30公分左右操作;

(8)摆放茶杯时,声音要轻。

2、会务期间服务程序

(1)会议开始后,在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子;

(2)服务员一般不得随意进入会议室;

(3)送茶水等物品时,应从客人的左侧进入,并且对客人说:“请用茶”;

(4)会议结束时,服务员应立即开启会议室门并在门口立岗送客。

3、会务结束后服务规程

(1)检查会议室内是否有电器设备损坏,发现损坏时,立即通知设备部进行修复;

(2)清理会议桌上的资料、茶杯、矿泉水等物品;

(3)抹净会议桌面上的水迹;

(4)关闭所有的照明等;

(5)关闭会议室。


七、会议灯光、音响服务

(一)操作规程

开机前的准备工作

1.检查供电电压是否正常,通风散热条件是否良好。

2.检查各音响、灯光设备之间的连线是否正确,接线头是否松动脱落。 

开启系统

1.合上电源总开关,然后打开调音台电源指示正常,各旋扭开关位置是否正确,各中置环绕音箱等音量控制开关是否在最低位置。

2.合上均衡器、影碟机、自动调音台、功放机、可调频无线电话筒等设备电源开关,检查各设备电源指示是否正常,通风散热是否良好。

3.合上投影机及幕布升降架电源开关,降下投影机及幕布。

4.正确连接好主席台上的无线有线话筒,并用话筒插座支架固定好。

系统调试

1.打开话筒开关通过调音台调整好各音箱的音量音质至适中位置,放大后的声音应不产生失真啸声。

2.在影碟机中装入光碟并在开机运行,通过调音台调整各音箱的音质量至适中位置,音响系统操作人员通过监听随时调整整个系统使之达到最佳状态。

3.插好投影机的视频入线,用遥控器打开投影机电源。通过投影机幕布升架调整,使投影机到幕布上的画面与地面成90度的角度。

关机

1.拆除各种无线有线话筒连线、插座等,并分类整理保管好。

2.用遥控器关闭投影机后,必须经过5分钟,等光源灯充分冷却后才能关闭投影机总电源。

3.遥控器电池使用一定时间后必须取出,遥控器电池不能新旧混合使用。

(二)维修保养规定

1.音响控制设备、会议室音响设备(调音台、调光灯、硅箱、讯源设备、解码器、均衡器、功放器等)

(1)设备全面除尘、开窗通风透气。

(2)检查各种联线有无松动、破损。

(3)检查大功率器件是否异常。

2.投影机

(1)全面除尘,擦拭镜头。

(2)升降架活动分上油擦拭电机维护保养。

(3)幕布全面除尘。

3.音箱

(1)全面除尘,检查各接线柱是否松动。

(2)接线接头是否松动。

(3)检查播音时音质是否良好。

4.舞台灯光

(1)接线完好,接线牢固。

(2)维修保养由管理处工程部每季度进行一次,并将结果填写《灯光、音响系统巡视维护表》上。

(3)每次维修保养后系统运行30分钟。

(4)在维修保养中发现问题立即进行修复,发现隐患及时整改。


八、后勤收发服务

(1)负责负责签收邮递到深圳联通大厦的各类书刊、文件等,并按部门分送至各办公室。

(2)报刊、信件的收发要及时、准确,无错发漏发;

(3)收发的各类重要信件、刊物要认真做好登记;并及时通知相关人员签收;

(4)做好信件刊物的管理工作,做到无信件丢失,无私拆信件邮票;

(5)严格执行保密制度。